INTERNE MELDESTELLE

WAS GESCHIEHT MIT EINGEBRACHTEN MELDUNGEN?

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Alle eingehenden Hinweise werden dokumentiert. Wird eine Meldung schriftlich entweder personenbezogen (mit Namen und Kontaktdaten) oder anonym über das online Meldesystem eingebracht, erfolgt binnen sieben Tagen eine Bestätigung des Eingangs der Meldung. Wird für den Hinweis eine Telefonverbindung oder eine andere nicht schriftliche Form verwendet, kann die interne Meldestelle den Hinweis jedenfalls durch ein Gesprächsprotokolls dokumentieren (dieses kann durch die/den HinweisgeberInnen geprüft, berichtigt und gegebenenfalls per Unterschrift bestätigt werden) bzw. durch Tonaufzeichnung oder Gesprächstranskription, sofern die/der HinweisgeberInnen dem zustimmt. 

Nach durchgeführter Prüfung erfolgt binnen einer Frist von drei Monaten nach Entgegennahme der Meldung eine Information über die ergriffenen bzw. noch zu ergreifen beabsichtigten Folgemaßnahmen oder darüber aus welchen Gründen ein Hinweis nicht weiterverfolgt wird.
 

Als Folgemaßnahme kommen ab der Abgabe und infolge eines Hinweises ergriffene Maßnahmen einer internen oder externen Stelle, einer Organisationseinheit eines Unternehmens, einer Verwaltungsbehörde, eines Gerichts oder der Staatsanwaltschaft wie die Prüfung der Stichhaltigkeit des Hinweises, interne Nachforschungen, Ermittlungen, oder die Veranlassung, Einleitung, Durchführung oder Beendigung eines Verfahrens oder sonstige Maßnahme zum weiteren Vorgehen gegen den Verstoß, zur Strafverfolgung oder zur Wiederherstellung des rechtmäßigen Zustandes in Betracht.
 

HinweisgeberInnen sind berechtigt, gegebene Hinweise nach Entgegennahme durch die interne Meldestelle bei dieser zu ergänzen oder zu berichtigen. Auf Verlangen werden die Entgegennahme von Ergänzungen und Berichtigungen spätestens nach sieben Kalendertagen schriftlich durch die interne Meldestelle bestätigt.

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Die interne Meldestelle kann ihrerseits HinweisgeberInnen um weitere Auskünfte zu ersuchen, wenn diese für die Einschätzung des Hinweises erforderlich erscheinen. 

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Auf Ersuchen einer HinweisgeberInnenschutz hat eine Zusammenkunft zur Besprechung des Hinweises innerhalb von 14 Kalendertagen stattzufinden.

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Jeder Hinweis wird auf seine Stichhaltigkeit überprüft. Die interne Meldestelle hat einem Hinweis nicht nachzugehen, der nicht in den Geltungsbereich des HSchG fällt oder aus dem keine Anhaltspunkte für seine Stichhaltigkeit hervorgehen. Offenkundig falsche Hinweise werden dem HSchG entsprechend zurückgewiesen.
 

 

WELCHEN SCHUTZ BIETET DAS HINWEISGEBERINNENSCHUTZGESETZ?

 

Das HinweisgeberInnenschutzgesetz bietet dem im Gesetz genannten Personenkreis, Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen, die im Zusammenhang mit einem berechtigten Hinweis gesetzt werden. Dazu gehört etwa der Schutz vor Suspendierung, Kündigung, Nichtverlängerung oder vorzeitiger Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrags, Herabstufung oder Versagung einer Beförderung, Aufgabenverlagerung, Änderung des Arbeitsortes, Minderung des Entgelts, Änderung der Arbeitszeit, Versagung der Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen, negativer Leistungsbeurteilung oder Ausstellung eines schlechten Dienstzeugnisses, Disziplinarmaßnahmen, Rüge oder sonstige Sanktion einschließlich finanzieller Sanktionen, vorzeitiger Kündigung oder Aufhebung eines Vertrags über Waren oder Dienstleistungen, Entzug einer Lizenz oder einer Genehmigung.

 

Sollte als Reaktion auf einen berechtigten Hinweis eine solche Vergeltungsmaßnahme gesetzt werden, hat die Aufhebung dieser Maßnahme zu erfolgen und könnten allenfalls auch Schadenersatzansprüche geltend gemacht werden.
 

Die Identität von HinweisgeberInnen ist durch die internen Stelle zu schützen. Abweichend davon dürfen die Identität von HinweisgeberInnen nur dann offengelegt werden, wenn eine Verwaltungsbehörde, ein Gericht oder die Staatsanwaltschaft dies im Rahmen des verwaltungsbehördlichen oder gerichtlichen Verfahrens oder eines Ermittlungsverfahrens nach der StPO für unerlässlich und im Hinblick auf eine Gefährdung der Person des/der HinweisgeberInnen im Hinblick auf die Stichhaltigkeit und Schwere der erhobenen Vorwürfe für verhältnismäßig hält. Sollen die Identität oder Informationen offengelegt werden, muss die Behörde vor der Offenlegung die/den HinweisgeberInnen von diesem Vorhaben unterrichten, es sei denn, die Unterrichtung würde das verwaltungsbehördliche oder gerichtliche oder das Ermittlungsverfahren nach der StPO gefährden. 

 
WAS GESCHIEHT MIT MELDUNGEN, DIE NICHT IN DEN ANWENDUNGSBEREICH DES HSchG FALLEN?
 

Jeder eingebrachte Hinweis wird durch die interne Meldestelle überprüft, auch ob er dem Geltungsbereich des HSchG unterliegt und ob es Anhaltspunkte für seine Stichhaltigkeit gibt. Nicht dem HSchG unterliegende Meldungen werden dem internen Beschwerdemanagement zugeführt, geprüft und wie allgemeine Beschwerden und Anregungen bearbeitet. 

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EXTERNE MELDESTELLE

Das HSchG sieht als allgemeine externe Meldestelle das Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (BAK) vor
 

WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN

Whistleblowing-Richtlinie

HinweisgeberInnenschutzgesetz

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INFORMATIONEN GEMÄSS Art.12 - 14 DSGVO
 

Verantwortlicher gemäß DSGVO (§ 8 Abs. 4 Z 2 HSchG):

Neue Heimat Gemeinnützige Wohnungs- und Siedlungsgesellschaft Kärnten Ges.m.b.H.
Ferdinand-Seeland-Straße 27
9020 Klagenfurt am Wörthersee
 

Kärntner Heimstätte Gemeinnützige Bau-, Wohnungs- und Siedlungsvereinigung Ges.m.b.H.
Ferdinand-Seeland-Straße 27
9020 Klagenfurt am Wörthersee
 

Gemeinnützige Wohnbaugesellschaft GmbH Villach
Neue Heimat 13
9500 Villach

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Zwecke der Verarbeitung

• Bearbeitung von Meldungen gemäß HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) durch die interne Meldestelle der Neue Heimat,

• Kärntner Heimstätte und GWG Villach.

• Schutz von Personen gemäß § 2 HSchG bei Hinweisen (§ 5 Z 4 HSchG) auf Rechtsverletzungen (§ 5 Z 12 HSchG). 

• Weiterleitung notwendiger Daten zur Bearbeitung von (möglichen) Rechtsverletzungen an die mit der Aufklärung befassten internen und externen Stellen, soweit gesetzlich vorgeschrieben oder im Interesse der Neue Heimat, Kärntner Heimstätte und GWG Villach oder Dritter, wenn ein entsprechendes öffentliches Interesse daran besteht.

 

Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung)
  o   Richtlinie (EU) 2019/1937 vom 23.Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden
  o   HinweisgeberInnenschutzgesetz, BGBl. I Nr. 6/2023, idgF. 

• Art. 6 Abs. 1 lit. e und f DSGVO
  o   Offenlegungen zur Wahrnehmung öffentlicher Interessen im Anwendungsbereich der RL EU 2019/1937 bzw. des HSchG an zuständige Stellen, ggf. auch auf Basis einer Zustimmung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO zur Wahrnehmung berechtigter Interessen der Neue Heimat, Kärntner Heimstätte und GWG Villach oder Dritter (um Rechtsverletzungen zu verhindern oder zu ahnden und zu diesem Zweck die Stichhaltigkeit von Hinweisen zu überprüfen)

 

Empfänger oder Kategorien von Empfängern und Übermittlungen in Drittländer oder an internationale Organisationen
Die interne Meldestelle der Neue Heimat, Kärntner Heimstätte und GWG Villach ist die für Compliance zuständige Stabsstelle. Im Zuge der Bearbeitung eines eingehenden Hinweises können gemäß den gesetzlichen Bestimmungen Daten an interne Stellen sowie externe Meldestellen, Strafverfolgungsbehörden, Gerichte, Aufsichtsbehörden, Rechtsvertreter*innen oder Datenschutzbeauftragte offengelegt werden. Derartige Offenlegungen können auch in Länder innerhalb der Europäischen Union oder an die Europäische Union erfolgen. 
 

Eine Übermittlung oder Verarbeitung der Daten außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.
 

Auftragsverarbeiterin für das online Meldesystem ist die IT-Kommunal GmbH, Pius-Parsch-Platz 9/14, 1210 Wien, 

www.it-kommunal.at, office@it-kommunal.at.
 

Bereitstellung von Daten
HinweisgeberInnen sind nicht verpflichtet, personenbezogene Daten an die interne Meldestelle preiszugeben. Hinweise können anonym, ohne Angabe eines Namens, einer Mailadresse oder sonstiger Daten zur Identifikation, abgeben werden.

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Weiterverarbeitung von Daten zu anderen Zwecken
Eine Weiterverarbeitung der Daten von HinweisgeberInnen zu anderen Zwecken durch die interne Meldestelle erfolgt nicht.

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Erhebung von Daten aus anderen Quellen
Die Erhebung von Daten aus anderen Quellen ist im Rahmen der Bearbeitung von Hinweisen durch die interne Meldestelle nicht vorgesehen. Daten von Betroffenen eines Hinweises stammen von den HinweisgeberInnen.

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Kategorien personenbezogener Daten
Im Zuge der Bearbeitung eines Hinweises werden jene personenbezogenen Daten verarbeitet, die der Hinweis enthält. Soweit es sich nicht um Daten zu den HinweisgeberInnen selbst handelt, sondern zu Betroffenen eines Hinweises (z.B. Personen, die Informationen geben können, oder Personen, bei denen Hinweise zur Planung oder Durchführung von Rechtsverstößen gegeben werden), umfasst dies vor allem Daten zu ihrer Identifikation, zu ihrer Funktion im Zusammenhang mit möglichen Rechtsverstößen, zu Äußerungen und zu Handlungen. Dies kann auch Daten gemäß Art. 10 DSGVO betreffen (strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten).

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Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden gem. § 8 Abs. 11 HSchG von der internen Meldestelle ab ihrer letztmaligen Verarbeitung oder Übermittlung fünf Jahre und darüber hinaus so lange aufzubewahren, als es zur Durchführung bereits eingeleiteter verwaltungsbehördlicher oder gerichtlicher Verfahren oder eines Ermittlungsverfahrens nach der StPO erforderlich ist. Nach Entfall der Aufbewahrungspflicht werden personenbezogene Daten gelöscht. Sämtliche Protokolldaten, die sich darauf beziehen, werden gemäß § 8 Abs. 12 HSchG ab diesem Zeitpunkt für weitere drei Jahre aufbewahrt.
 

Datenschutz-Folgenabschätzung
Die vorzunehmenden Datenverarbeitungen beruhen auf einer Rechtsgrundlage des Unionsrechts und sind bereits Gegenstand einer allgemeinen Datenschutz-Folgenabschätzung. Sie erfüllen daher die Voraussetzungen des Art. 35 Abs. 10 DSGVO für den Entfall der Datenschutz-Folgenabschätzung.
 

Betroffenenrechte
Die nachfolgend aufgezählten Betroffenenrechte können geltend gemacht werden, wenn die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen gegeben sind:
 

• Recht auf Information (§ 43 DSG, Art. 13 und 14 DSGVO), 

• Recht auf Auskunft (§ 1 Abs. 3 Z 1 und § 44 DSG, Art. 15 DSGVO), 

• Recht auf Berichtigung (§ 1 Abs. 3 Z 2 und § 45 DSG, Art. 16 DSGVO), 

• Recht auf Löschung (§ 1 Abs. 3 Z 2 und § 45 DSG, Art. 17 DSGVO), 

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (§ 45 DSG, Art. 18 DSGVO), 

• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

 

Datenschutzkoordinator der Neue Heimat, Kärntner Heimstätte und GWG Villach
datenschutz@lwbk.at
https://www.lwbk.at/impressum